Aufbewahrung von Dokumenten

Eine Frage, die immer wieder beschäftigt, ist, welche Dokumente müssen wie lange und in welcher Form aufbewahrt werden?

Die Antwort dazu liefert das Obligationenrecht. Wer verpflichtet ist, sich im Handelsregister eintragen zu lassen, ist nach Art. 957 OR auch zur ordnungsgemässen Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher verpflichtet. Damit wird gewährleistet, dass jederzeit die Vermögenslage und die Schuld- und Forderungsverhältnisse sowie die Jahresergebnisse eines Unternehmens festgestellt werden können.

Die Erfolgrechnung und Bilanz sind unbedingt schriftlich und von der Geschäftsführung unterzeichnet im Original während zehn Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Geschäftsjahrs. Längere Fristen gelten für z.B. die direkte Bundessteuer mit 15 Jahren und die Mehrwertsteuer im Immobilienbereich oder auch für private Liegenschaftaufwendungen mit 20 Jahren.

Die übrigen Geschäftsbücher, Belege und die Korrespondenz können auch elektronisch oder in einer anderen Form archiviert werden, vorausgesetzt, die Belege stimmen mit den Geschäftsvorgängen überein. Elektronisch abgelegte Dokumente, in welcher Form auch immer, müssen jederzeit lesbar gemacht werden können.

Eine elektronische Archivierung bringt viele Vorteile; Platzersparnis, Suchmöglichkeiten und Zugriffsschnelligkeit, um nur einige zu nennen. Aber auch gewisse Gefahren wie die der fehlenden oder mangelnden Sicherheitskopie. Die Datenspeicherung ist somit ein für jedes Unternehmen unumgängliches Thema. Kommt es zu einem Rechtsstreit, hat das Gericht die Entstehung und die näheren Umstände der Aufzeichnungen zu erheben, um dadurch die Wahrheit der aufgezeichneten Informationen feststellen zu können. Es lohnt sich also, das Thema Archivierung einmal gründlich zu überdenken und sich bei Softwarelieferanten die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften schriftlich bestätigen zu lassen.

Ihr Veriduna-Kundenbetreuer gibt Ihnen gerne weitere Auskünft zum Thema Dokumentaufwahrungspflicht.